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Gestión de los documentos o registros obsoletos con ISO 9001

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ISO 9001

Todo Sistema de Gestión de Calidad de ISO 9001 requiere de un mecanismo para el control de los procedimientos documentados. Incluso cuando se pretenden reducir estos al mínimo siempre habrá una serie de procedimiento documentados necesarios. Aunque los nuevos requisitos del estándar ISO 9001 no necesitan del desarrollo de procedimientos documentados para el control de estos documentos, existe la necesidad de establecer un control sobre la información documentada de la compañía.

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Qué establece la norma ISO 9001 y ​​cómo se puede cumplir

Los nuevos requisitos del estándar ISO 9001 no presentan muchas diferencias con los anteriores para el control de los documentos. Es necesario poner de manifiesto que los distintos documentos han sido aprobados para su adecuación antes de ser utilizados. Por ello deben revisarse y actualizarse periódicamente.

Cuando ya se cuenta con un procedimiento para controlar la documentación de acuerdo con la ISO 9001, este procedimiento continúa siendo de utilidad para la nueva versión de la norma. No es necesario modificar los términos que se estén utilizando si se quiere usar el término documentos y registros en vez de información documentada y a continuación seguir con el Sistema de Gestión de Calidad.

 

Importancia de la aprobación de documentos y su retirada

Los requisitos acerca de la información documentada en la ISO 9001 son los encargados de sustituir a aquellos requisitos relacionados con los procedimientos y registros documentados. Así como también a la aprobación y retirada de los documentos importantes de la compañía. Es aconsejable recordar que en ocasiones ciertos documentos deben ser aprobados por determinadas personas y tras su utilización este debe ser eliminado.

Dada la inexistencia del deber de documentar cada uno de los procedimientos de la compañía debe garantizarse que los procedimientos aprobados se remitan a los trabajadores correspondientes. Si se actualiza el procedimiento, el antiguo debe ser retirado rápidamente de la circulación de los trabajadores. El objetivo es fomentar el uso de las nuevas y mejoradas instrucciones del trabajo.

En relación a los registros, estos son totalmente necesarios debido a que son la principal evidencia de que los cambios se han implementado en el Sistema de Gestión de Calidad correctamente. Por ello, los registros tienen que ser aprobados correctamente en el momento en el que son creados. Cuando se trata de registros obsoletos, el objetivo es la definición de un periodo estimado en el que destruir dichos registros para así ganar espacio y capacidad de almacenamiento, pues conservar una evidencia de manera indefinida es una cuestión limitada.

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Formatos disponibles para la información documentada

Podemos encontrar a la información documentada en dos formatos principales:

  • Copias en papel y documentos electrónicos
  • Registros

Ante esto podemos plantearnos la siguiente pregunta, ¿en qué se diferencian las copias en papel y los documentos electrónicos de la información documentada? Estos sistemas no son tan distintos en sus conceptos más básicos, sino que se diferencian en ciertos detalles.

Una de las características del Sistema de Gestión de Calidad basado en ISO 9001 es que los procedimientos deben de recibir la debida autorización antes de ser liberados. Los registros impresos deben de contar con la oportuna firma o sello de la persona autorizada que los aprueba.

Cuando se desea conservar un documento en formato papel o en CD-ROM debe contarse con un lugar adecuado para almacenar dicho material.  Así como para habilitar a los trabajadores su acceso, el cual se aconseja que sea a una copia y nunca al original para así evitar pérdidas o destrucciones.

Tanto la retirada como la eliminación de los distintos procedimientos que se encuentren obsoletos puede llevarse a cabo rápidamente a través de un software que se encargue de este proceso. Una de las opciones es la programación de una fecha en la que dicho documento sea eliminado por el software. Respecto a las copias en formato papel es más compleja su eliminación pues se requiere localizar dicho documento y reemplazarlo o destruir dicha copia del documento o registro.

 

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