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ISO 22301

ISO 22301: Cómo llevar a cabo la primera consultoría

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Cuando un consultor está iniciando su carrera, seguramente tenga numerosas dudas a la hora de llevar a cabo su primer trabajo de consultoría para aplicar la ISO 22301. A continuación, vamos a ver los pasos que se deben seguir.

Pasos antes de empezar el proyecto

Al ser el primer trabajo, es normal que no se posean todos los conocimientos necesarios para aplicar la ISO 22301, por lo que es recomendable prepararse todo lo posible.

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Como punto de partida debemos conocer que existen distintas plantillas para las políticas, los procedimientos y los planes, además del trabajo de consultoría. Después debemos garantizar que se establecen todas las expectativas. A continuación, debemos garantizar que se establezcan las expectativas correctas del cliente, determinar quién ejecutará el proyecto, quien organizará las reuniones, quién llevará a cabo las entrevistas y análisis, quién escribirá la documentación, etc. Lo más recomendable es documentar todo como parte de la propuesta de consultoría, o como parte del contrato de consultoría.

A continuación vamos a ver algunas recomendaciones sobre quién debe hacer qué en la sección siguiente, pero desde el primer momento debe quedar clara una cosa: el consultor externo no puede ejecutar el proyecto. El director del proyecto debe ser alguien de la propia organización, él o ella deben de conocer muy bien a los empleados, los procesos y las maneras específicas de hacer las cosas en la organización. Una de las cosas más importantes es que el jefe del proyecto tenga la autoridad suficiente para poder avanzar en el proyecto cuando sea necesario, y esto es una labor que no puede realizar el consultor externo.

En último lugar, el elemento esencial y más importante para lograr conseguir el éxito del proyecto es el apoyo de la alta dirección de la organización, siendo un apoyo real, tanto como soporte teórico, como económico, recursos humanos y la voluntad de eliminar los obstáculos que puedan ir apareciendo. Para obtener el proyecto, el director del mismo debe presentar cada uno de los beneficios que el proyecto aportará.

Pasos durante la ejecución

Para empezar se debe desarrollar un plan del proyecto. Los pasos de la aplicación se vienen determinados por la ISO 22301, puesto que se escriben de manera secuencial. Se deben destacar las mejores prácticas acerca de cómo se debe dividir el trabajo entre consultor y cliente:

  • Gestión de proyectos. Será parte del cliente del trabajo.
  • Organizar las reuniones. Esto es parte de la gestión de proyectos, de nuevo, es el trabajo del cliente.
  • Quien realiza las entrevistas. Esto será frecuentemente trabajo del consultor, ya que necesita información para escribir los documentos.
  • Quien realiza el análisis. El consultor será la persona encargada de tomar los controles particulares.
  • La escritura y la revisión de los documentos. Debe escribir los documentos, solicitar la participación del  cliente de manera activa en la revisión de los mismos. De esta forma se consiguen las reglas adecuadas, además del compromiso de los empleados.
  • La aprobación de los documentos. Es una tarea de la alta dirección.
  • Garantizar que se implementen las políticas y los procedimientos. El cliente debe hacerlo con el apoyo del jefe del proyecto.

Para finalizar, podemos establecer dos consejos más sobre cómo realizar la aplicación más exitosa:

  • En primer lugar, se debe recomendar que el cliente apruebe y aplique los documentos uno por uno. Podemos encontrar organizaciones que aprueban 20 políticas y procedimientos en el mismo día, lo que provoca que más tarde se observe que los empleados no son capaces de asimilarlas todas a la vez.
  • En segundo lugar, se deben organizar distintas sesiones de formación y sensibilización en paralelo con la publicación de los documentos. De esta manera, la organización es capaz de transmitir a sus empleados no sólo cómo llevar a cabo ciertas actividades de seguridad del negocio, sino también por qué se necesitan.

Pasos después de la implementación

Cuando finalice el proyecto debe entregarse una presentación a la alta dirección, con el objetivo de demostrar cómo se ha llevado a cabo con éxito, y el cumplimiento de todas las expectativas previamente definidas.

Muchas cosas pueden fallar en un proyecto como este. La falta de compromiso de la alta gerencia es un ejemplo de causa que no puede corregirse en los proyectos. Si ellos no llegan a comprender el proyecto lo suficientemente bien, no van por lo tanto a invertir en él, por lo que el proyecto puede estancarse.

No es suficiente conseguir un contrato con su cliente, usted tiene que vender la idea a la alta dirección, incluso antes de comenzar con la implementación de la norma ISO 22301.

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La Plataforma Tecnológica ISOTools facilita la implementación, automatización y mantenimiento del Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio basado en la norma ISO 22301. Se trata un software de sencilla implantación y funcionamiento, de estructura modular que permite la integración de la ISO 22301 con otras normas, como pueden ser la ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

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