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ISO 9001

ISO 9001 Formas de ayudar a las organizaciones a progresar

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Rápidamente, se puede estudiar en qué consisten los principales cambios que se han dado en la nueva ISO 9001 2015. En las dos versiones, 2008 y 2015, se ha incluido el ciclo Deming y esto nos puede dar las pautas de los cambios que se han realizado.

Es muy llamativo como el liderazgo ha pasado a ocupar un puesto central y destacado a nivel gráfico, siendo situado en el centro del diagrama e interrelacionado con todas las fases (planificar, hacer, verificar y actuar), ya que no basta con designar a un responsable de calidad, para que la orientación y calidad para el cliente se implanten en una empresa, sino que la alta dirección tiene el deber de ser líder de este enfoque en la empresa, desde su comportamiento diario. Para ampliar información sobre la norma ISO 9001 puede leer 12 cambios fundamentales de la nueva ISO 9001:2015.

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Por otro lado, los mercados potenciales y actuales están condicionados por el contexto de la organización y, además, por todas las partes interesadas.

Podríamos decir que todas las organizaciones del sector del comercio, restauración y ocio están localizadas en las principales ciudades de Europa y pueden verse amenazadas por este cambio importante dentro del contexto externo de sus empresas, así pues, actualmente, ya se tendrían que haber empezado a poner en marcha las medidas para reducir el impacto que generan los objetivos, si no se quiere terminar pagando esta falta de planificación.

Después de la crisis, las organizaciones que hayan permanecido empiezan a tener pequeños síntomas de haber mejorado y, sin dudarlo, uno de los principales es el aumento de nuevos clientes. Están contentos de crecer y aumentar la cantidad de clientes, aunque puede conseguir un efecto contrario al que se desea.

Crecer sin conocer de manera más o menos exacta el punto hasta el que estamos siendo eficaces, no nos lleva a nada. Como ya se ha comentado antes, esto dará lugar a grandes pérdidas para la organización, sin embargo, estas pérdidas puede que no den la cara por el crecimiento de los flujos de la tesorería.

Por ello, es muy importante tener diferentes elementos o guías mínimas para que nos ayuden, y, sobre todo, nos podamos apoyar en las fases de crecimiento, que son las siguientes:

  • Que nuestros procesos sean documentados: lo que significa que si tenemos documentado claramente lo que se debe hacer en cada caso, a quién se debe reportar, cómo se debe documentar y a quién podemos ir en caso de que haya problemas, no solo vamos a ayudar a nuestro personal, sino que además facilitaremos el proceso de incorporación de nuevo personal a nuestra empresa.
  • Definir criterios de control: no nos podemos conformar únicamente con atender a nuestros clientes, sino que debemos hacer un control de que son bien atendidos, en los plazos que se han previsto y habiéndose cumplido los requisitos. Cuando empezamos a no cumplir plazos o compromisos, tenemos que reaccionar rápidamente a la señal de que no tenemos todos los recursos necesarios para cumplir con lo establecido.
  • Definir los criterios de rentabilidad: que se presten servicios no rentables va a suponer que se pierda el tiempo, y vamos a llegar al error de pensar en hacerlos rentables en algún momento, se ajusta el presupuesto económico de la organización y para que ganemos entre un 2 o 3% es mejor que se invierta en renta fija.
  • Medir, analizar y controlar: En una empresa se puede medir desde que se presentan todas las ofertas comerciales hasta que finaliza el servicio o se entrega el producto. Para que sea eficiente este proceso solo es necesario que los trabajadores controlen y documenten de forma eficiente su trabajo, y no caigan en el error de estar todo el día hablando con el personal para que nos dé información de su situación. En este sentido, la tecnología cloud supone una gran revolución para las pymes, ya que permite un control constante en tiempo real de las actividades que llevan a cabo todos los empleados de las empresas, sin importar cuál sea su puesto o función. Así, se eliminan las horas improductivas que nos hacen perder el tiempo.
  • Mejorar: las mejoras vienen dadas por 2 vías, aprender con los errores o fallos, e incluso por propia iniciativa. Únicamente un sistema de comunicación continua puede permitir esta dinámica de forma rápida, de lo contrario cada uno mejora sus actuaciones, documentos y actividades.

El Sistema de Gestión de Calidad de la norma ISO 9001 es un gran referente en cuanto a las directrices mínimas que cada organización debe seguir, independientemente de su tamaño o actividad. Se debería seguir para disponer de ciertos elementos básicos de control, medición y mejora.

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Herramientas como el Software ISOTools Excellence está especialmente diseñado para cubrir las necesidades de la norma ISO 9001 entre otras, siendo la mejor solución para conseguir un plan de calidad perfecto y a prueba de fallos, la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad.

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