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Procesos: Sistema de información, seguimiento, evaluación y gestión del conocimiento

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Sistema de información como proceso

El sistema de información es un proceso para recoger, organizar y analizar datos, con el objetivo de convertirlos en información útil para la toma de decisiones. El sistema de información para el seguimiento, monitoreo y evaluación debe diseñar los procesos de recogida, sistematización y análisis de la información, desde la etapa inicial de diseño de los indicadores, hasta las evaluaciones de resultados e impacto.

El sistema de información para el seguimiento y la evaluación parte de los indicadores cuantitativos y cualitativos, de resultado y de impacto, diseñados en los Planes Estratégicos Institucionales. Estos deben ser simples, alcanzables, estar orientados a resultados y hacer referencia a un plazo determinado.

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Establecidos los indicadores, éstos deben ser validados utilizando criterios técnicos que garanticen su calidad, confiabilidad y transparencia en los procesos de toma de decisiones. Entre los criterios a considerar se encuentran la relevancia, la pertinencia, la economía, la oportunidad, si estamos en capacidad de obtenerlos y si son verificables. La información debe ser generada con la finalidad de producir un insumo para la toma de decisiones y el proceso de evaluación.

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Seguimiento, monitoreo y evaluación

El seguimiento o monitoreo es un proceso organizado para verificar que una actividad o una secuencia de actividades transcurre como se había previsto dentro de un determinado periodo de tiempo. Reporta los errores en el diseño y la implementación de los programas y proyectos. Además, permite comprobar si se está manteniendo la ruta hacia el objetivo establecido. Por otro lado estima la probabilidad de alcanzar los objetivos planeados, identifica las debilidades que deben ser atendidas y recomienda cambios y propone soluciones.

La evaluación es un proceso por el cual se determinan cambios generados por una actividad o secuencia de actividades, a partir de la comparación entre el estado inicial y el estado actual utilizando herramientas cualitativas y cuantitativas. La evaluación se divide en dos tipos:

  • La evaluación de gestión. Debe explicar el proceso de gestión y ejecución del plan, programa o proyecto y medir la pertinencia de las acciones y la eficacia de los resultados.
  • La evaluación de impacto. Debe analizar los efectos esperados y no esperados, a la luz de los objetivos de la institución en relación con las expectativas de los ciudadanos. La evaluación es una herramienta que va a permitir el aprendizaje y lograr procesos orientados a la mejora continua, tanto de las actividades en marcha, como de la programación, planificación y desarrollo de políticas.

Así se mejorarán:

  • El estudio de las necesidades del ciudadano.
  • La definición de los objetivos.
  • La gestión de los procesos.
  • El costo y la optimización de las actividades de la cadena de valor.
  • La estructura orgánica.
  • La coordinación del trabajo.
  • El conocimiento, las capacidades y las competencias de los servidores públicos.
  • Los manuales, los procedimientos y los formatos.
  • Los propios sistemas de seguimiento, monitoreo, supervisión, control y evaluación.

 

Gestión del conocimiento

Las dimensiones del concepto de gestión del conocimiento son:

  • El proceso de producción del conocimiento por medio de los aprendizajes organizacionales.
  • El espacio de conocimiento.
  • Las herramientas y tecnologías de gestión del conocimiento que guardan y documentan el conocimiento organizacional.
  • La sinergia como dinámica del proceso de desarrollo de un sistema que aporta a la capacidad de respuesta de las comunidades y los individuos frente a nuevos problemas o desafíos en un medio inestable y cambiante.
  • Los trabajadores del conocimiento.

A través de la gestión del conocimiento se busca:

  • Administrar el flujo de información para brindar la información correcta a la gente que la necesita, de tal manera que pueda usarla rápidamente.
  • Formular e implementar una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y aplicación del conocimiento.
  • Promover el mejoramiento continuo de los procesos de cadena de valor, enfatizando la generación y utilización del conocimiento.
  • Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.
  • Divulgación del conocimiento para que todos los miembros de la organización y del sistema puedan utilizar el conocimiento en el contexto de sus actividades diarias.
  • Garantizar que el conocimiento esté disponible en el sitio donde es más útil para la toma de decisiones.
  • Facilitar la efectiva y eficiente generación de nuevo conocimiento.
  • Apoyar la adquisición de conocimiento de fuentes externas y desarrollar la capacidad de asimilarlo y utilizarlo.
  • Garantizar que toda persona en la organización sepa donde se encuentra disponible el conocimiento en la entidad.

La gestión del conocimiento es un aspecto clave de la Política de Modernización de la Gestión Pública ya que permite identificar, analizar y compartir el conocimiento disponible y requerido sobre la gestión y su relación con los resultados.

 

Software Gestión de Procesos

Con el Software ISOTools Excellence se puede automatizar la Gestión por Procesos, también conocida como Business Process Management (BPM), centralizando todo en una sola herramienta. Asimismo, permite integrar varios sistemas de gestión basados en este enfoque de procesos.

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